ABRI, l’assurance titres du Québec (« ABRI ») s’engage à conserver les renseignements personnels recueillis exacts, confidentiels, sûrs et privés, et a adopté cette Politique de confidentialité pour s’assurer que ces objectifs soient atteints.
Le but de la Politique de confidentialité d’ABRI est d’informer les clients d’ABRI sur nos pratiques de gestion des renseignements personnels, sur les raisons de ces pratiques et sur les étapes de sécurité mises en place pour protéger vos renseignements personnels.
La Politique de confidentialité d’ABRI ne s’applique pas aux renseignements sur les clients corporatifs qui exercent des activités à titre de société, de société de personnes ou de toute autre forme d’association à moins que le client exerce ses activités à titre d’entreprise individuelle. Toutefois, ABRI protège la confidentialité de ces renseignements conformément à la loi et à ses politiques.
ABRI se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité de temps en temps afin de tenir compte des changements au niveau de la loi et des pratiques commerciales.
ABRI s’engage à respecter ces dix principes sur la protection des renseignements personnels. Ces principes sont :
1. Responsabilité
ABRI est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à une tierce partie, à des fins de traitement. Nous utiliserons des moyens contractuels ou autres afin de fournir un niveau comparable de protection lorsque les renseignements sont traités par une tierce partie.
ABRI a désigné un agent de la protection de la vie privée pour veiller à ce que les dispositions de notre code sur la protection des renseignements personnels soient respectées. Cette personne peut être contactée à l’adresse suivante :
Agent de la protection de la vie privée :
Agent de la protection de la vie privée
1, Carré Westmount - Tour 1
Bureau 446
Westmount QC H3Z 2P9
2. Explication de l’usage prévu des renseignements personnels recueillis
Avant ou au moment d’obtenir votre consentement afin de recueillir des renseignements personnels vous concernant, ABRI vous informera des fins auxquelles ces renseignements seront utilisés. Ces fins se limiteront à celles qui ont trait à nos affaires et celles qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Ces fins comprennent de :
a) traiter les demandes présentées
b) évaluer le risque
c) administrer les réclamations
d) mettre sur le marché nos produits et nos services
e) développer nos affaires et poursuivre notre croissance
f) confirmer l’identité de nos clients et la légitimité et la légalité de la transaction dans laquelle nous sommes en train de nous impliquer
g) satisfaire à l’ensemble des exigences juridiques et réglementaires
Si nous prévoyons d’utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis à d’autres fins que celles précisées, nous identifierons et divulguerons ces fins avant de procéder à une telle utilisation. Nous ferons un effort acceptable pour indiquer à la personne auprès de laquelle ces renseignements personnels sont recueillis quelles sont les fins de cette collecte, et nous présenterons ces fins de manière à ce que la personne puisse raisonnablement comprendre la façon dont les renseignements seront utilisés ou divulgués.
3. Consentement
ABRI ne recueillera, n’utilisera ou ne divulguera de renseignements personnels qu’avec le consentement éclairé de l’intéressé(e), sauf là où la loi l’exige ou le permet.
ABRI sollicitera le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des renseignements avant ou au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation. Ce consentement peut être explicite, implicite ou fourni par l’entremise d’un représentant autorisé. Ce consentement peut être retiré à tout moment, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales ou contractuelles pouvant s’appliquer.
Nous n’exigerons jamais, en tant que condition pour fournir un service, qu’une personne consente à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels au-delà des fins pour lesquelles ces renseignements sont requis.
Dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, nous pourrions recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne, lorsque ces renseignements sont accessibles au grand public, lorsque la collecte et l’utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne dont le consentement ne peut être obtenu à temps, lorsque ces renseignements sont divulgués dans le cadre d’enquêtes sur la violation d’un accord ou la contravention du droit, lorsque ces renseignements sont communiqués dans des situations d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ou lorsqu’ils sont utilisés pour recouvrer des créances ou pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance de la cour.
4. Limites applicables à la collecte des renseignements personnels
ABRI limite la quantité de renseignements personnels recueillis aux seules fins divulguées au client, ou requises par la loi, et ces renseignements seront recueillis par des moyens équitables et licites.
5. Limites applicables à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels
ABRI utilisera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés à d’autres fins, ou si requis par la loi. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins précisées.
Seuls les employés d’ABRI, et ses agents, ayant besoin de savoir pour les fins de l’entreprise, ou dont les fonctions l’exigent dans une mesure raisonnable, se voient accorder l’accès aux renseignements personnels recueillis par ABRI.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ils seront supprimés, effacés ou convertis en un format anonyme, étant donné que leur conservation n’est pas justifiée sur le plan juridique. ABRI continuera d’exercer des contrôles et des pratiques commodes et méthodiques de conservation et de destruction des renseignements personnels recueillis par ABRI.
6. Exactitude des renseignements personnels
ABRI prendra toutes les mesures raisonnables nécessaires afin de s’assurer que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, selon les plus récents renseignements fournis à ABRI. Les personnes peuvent contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements personnels et demander à ABRI de les modifier au besoin.
7. Protection des renseignements personnels
ABRI protège les renseignements personnels en appliquant des mesures de sécurité reflétant le niveau de confidentialité de ces renseignements. Nous sensibilisons nos employés sur l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession, et nous prenons les précautions nécessaires pour disposer des renseignements personnels ou les détruire de manière à empêcher toute partie non autorisée d’avoir accès à ces renseignements.
Nos méthodes de protection comprennent des mesures de protection matérielles, telles qu’un accès restreint à nos locaux, des mesures organisationnelles, telles des autorisations sécuritaires et des accès restreints aux employés qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements, et des dispositifs techniques, tels l’usage de mots de passe et du chiffrement.
8. Transparence
ABRI mettra à la disposition de ses clients les renseignements concernant ses procédures, dont cette Politique de confidentialité, les moyens d’accéder aux renseignements personnels, quelles données nous obtenons, les utilisations que nous faisons de ces renseignements, et les moyens de contacter notre agent de la protection de la vie privée.
9. Accessibilité aux renseignements personnels
Lorsqu’une personne en fait la demande par écrit, ABRI lui fera part des renseignements personnels la concernant qui sont en sa possession ou sous son contrôle, de l’usage qu’elle en fait et des tierces parties à qui elle les divulgue. Ceci permet à la personne de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de leurs renseignements personnels et de demander des modifications au besoin.
ABRI répondra aux demandes de renseignements écrites dans un délai raisonnable, et à un coût approprié. Nous pourrions demander à la personne à ce qu’elle nous fournisse les renseignements suffisants pour pouvoir confirmer son identité et nous permettre de trouver ses renseignements personnels.
Si une personne peut prouver que ses renseignements personnels détenus par ABRI sont inexacts ou incomplets, nous y apporterons les modifications nécessaires. Si la plainte n’est pas réglée, nous consignerons la nature du litige non résolu. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou la plainte non résolue seront transmis à des tierces parties ayant accès aux renseignements personnels.
Parfois la loi autorisera ou exigera que nous refusions à une personne de lui donner accès à tous les renseignements personnels que nous détenons sur elle. Lorsque cela est permis, nous fournirons à la personne les raisons pour lesquelles nous avons refusé ou limité l’accès aux renseignements personnels. Ces exceptions incluent des renseignements qui réfèrent à d’autres personnes ou qui contiennent des renseignements commerciaux confidentiels, des renseignements qui sont recueillis dans le cadre d’enquêtes sur la violation d’un accord ou dans le cadre de procédures judiciaires ou autres procédures de règlement de différents et des renseignements qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client.
10. Plaintes et questions
Toute personne peut remettre en cause ABRI à propos de tout manquement à la présente Politique de confidentialité, en envoyant une plainte écrite à notre agent de la protection de la vie privée. Toutes les plaintes écrites feront l’objet d’une enquête. Nous prendrons toutes les mesures appropriées, ce qui comprend, si nécessaire, de modifier nos politiques et procédures, si l’enquête détermine que c’est justifié. De plus, la personne sera informée des résultats et de la décision.
En outre, toute personne peut demander conseil auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 1-800-282-1376 ou à [email protected] .
Au moyen de cette Politique de confidentialité, ABRI cherche à faire en sorte de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’elle recueille. Pour toute question, commentaire ou préoccupation sur notre Politique de confidentialité ou nos procédures, veuillez vous adresser à notre agent de la protection de la vie privée.
Agent de la protection de la vie privée :
Agent de la protection de la vie privée,
ABRI, l’assurance titres du Québec
• 1, Carré Westmount - Tour 1
Bureau 446
Westmount QC H3Z 2P9